写在前面：
工作效率=工作量/时间，这只是个定义式，并不决定我们的工作效率。在实际工作场景中，影响我们工作效率的有很多方面：工作的环境、工作的难度和复杂度、自己对工作的熟悉程度，心智模型……以上都跟我们的大脑有关。
让我们一起走进大脑的工作舞台，来看看影响工作效率的因素到底有哪些？
‘’ 大脑的工作原理 ‘’
“怎样才能提高工作效率？” “我们为什么要选择这一款？” “它为什么能提高我们的工作效率？” 我们常问的这些问题的答案都在大脑中~
>> 前额皮质
作为人类大脑进化后半段发展起来的主要区域、占大脑体积的4%-5%的前额皮质是大脑思考的核心，决策与解决问题的能力程度都依赖于它。
>> 活动的大脑舞台
我们把前额皮质想象成一个小舞台，看看正在做竞品分析的同学的大脑舞台是什么样子的~
舞台上的内容是产品同学正在关注的信息，舞台外的内容是产品同学的内心世界的一些想法和记忆：对需求的理解、分析竞品的方法等……有时二者会组合在一起，有时会分开。一旦舞台外的信息登上舞台，我们就要注意了！
举个栗子：
当你要理解一个概念或新想法时，就会把舞台外的信息带上舞台，并观察它们与内心世界其他信息的互动。
产品同学在研究竞品时，会边研究竞品边联想有关用户体验的知识，并把与用户体验相关的记忆“请”上台。如果这段记忆很“久远”，大脑就会开始搜索，这个过程很容易导致该同学被其他“记忆”打断，而丢失自己正在研究的竞品的信息。
当“外部干扰源”（消息通知）登上注意力舞台后，你的注意力会被当前信息吸引。如果抑制不住想处理当前信息的冲动，其他相关信息也会出现在舞台上，所关注的竞品信息就都会被“挤”下去。
经过一番思考和决策，产品同学终于处理好了当前信息，此时他需要把与当前信息有关的其他信息全部清理出去，把与竞品相关的信息“请”回来。由于某个想法没有记牢，他还要再搜寻一番，把那个被撞飞的“信息”给找回来，这个过程需要回忆和联想。与“在解决bug之前布置舞台”相比，“重新布置舞台”消耗了一定的时间和精力。
临近中午，“该吃饭了”这条信息要登上舞台。
“中午吃啥”、“粿条”等信息会对你当前的工作造成干扰，因为你的工作还没有做完。但抑制和防止分心是需要能量的，而自己现在很饿……一番抗争失败后，你快速收尾手头上的事，开始思考去哪吃和吃什么的问题了。
综上所述，外部干扰源（邮件、消息通知等）和内部干扰源（吃啥、做法等）会干扰我们的工作节奏，影响我们的工作效率。高效用脑、提高工作效率，我们需要掌握以下4点：
1、有意识的思维活动依赖前额皮质
理解、决策、回忆、记忆、抑制这五项功能构成了有意识思维的主要部分。它们组合起来，能帮我们完成制订计划、解决问题、与人沟通等其他任务。对每一项功能的“使用”都需要大量调用前额皮质、海量的大脑资源。
2、思维活动十分耗能
相比自动的大脑功能，比如保持心跳和呼吸，有意识的心智活动消耗燃料的速度要快得多。
大脑舞台需要大量的能量才能运作，就好像灯光离舞台很远，你需要打开很多盏灯，要把灯全都调到最亮，才能看到舞台上的演员。
3、决策和控制冲动的能量有限
我们用于决策和控制冲动等活动的能量是有限的，当这些能量用完时，我们就没有能量用在下一个活动上了。
4、舞台空间很小
大脑一次能够处理的概念是有限的。尽管你可以一次记住不止一件事，但在这种情况下，人们对每件事的记忆都会有欠缺。
明确且具有说服力的证据表明，人们的注意力只能集中在一件事上，没有直接证据表明人们可以把注意力长时间地同时放在多件事物上。在同一时间内，脑海中的东西越少越好。理想状况是，一次只试图理解一个新概念。
看到这，我们大致知道工作中常提到的工作效率到底是怎么一回事了。现在让我们来回答文章开头的问题：
是什么影响我们的工作效率？
答：
适量的工作量可以让人保持一定的压力，而适当的压力能让人更好地完成工作。
当过量的工作同时出现在你面前时，则会产生不好的影响：工作效率会降低，人也会更焦虑；
工作被打断时，我们当前关注的信息就会丢失，打断我们的信息会登上大脑舞台。在理解和联想的过程中，我们会被其他干扰信息打断而重复联想和再处理的过程，这对工作者本身就是一种能量和情绪的消耗，自然会降低工作效率。
“ 效率工具的工作原理是什么？”
我们经常使用各式各样的效率工具却未必清楚它们的工作原理。
>> 复杂想法可视化
将复杂想法可视化是有效利用大脑有限资源的方法之一，通过将复杂想法可视化和列出清单的方法，大脑可以专注处理信息而非储存信息。
GTD(Getting Things Done) , 通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来,这样头脑就可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情上；ProcessOn，飞书流程图，它们都能将自己的想法和逻辑较好地呈现给别人看；Miro，FigJam，teamind等白板工具也利用了这样的工作效率原理：
- 将自己的想法记到白板上
- 将自己能想到的信息写上去
- 思考他们之间的逻辑关系
比起在大脑里一边思考一边记忆，这种方法要高效得多。
>> 变量越少，决策效率越高
尽管前额皮质能够同时容纳的信息量非常有限，但使用组块化和其他技巧，这种对数量的限制也能被大大削减。
airtable、飞书的多维表格，均提供了分组的功能，从更高的维度去思考问题，减少同时需要关注的信息；
scrum会用到史诗的概念，将产生关联的一些事项组成一个故事。对产品的管理者而言，他们在做决策时只需对史诗进行决策即可。同时关注的东西变少，决策效率会大大提高。
>> 每次使用大脑资源时，将其分配给重要的事情
首先进行优先级排序是很重要的。 几乎所有项目管理软件都提供了优先级的字段。
只有当你减少在非重要紧急项目上的分配时，你的工作效率才会大大提高。
>> 避免被打扰
不断被邮件或短信干扰会降低智力表现，尽可能地避免被干扰，可以让我们免于频繁切换任务而专注于手头的工作，进而提高工作效率。
举个例子，Slack 的通知设定能使我们能够在减少干扰的同时还能不错过重要信息：关闭全局通知，功能设定为只有@到自己的，或提到某个关键词，才会提示跟“我”有关的信息……
当被打扰的频率降低，出错的频率也会降低；反之，出错频率就会增加，工作者最后会被困在无休止的工作干扰里，工作效率大打折扣。
避免被打扰能保证在降低工作者出错机率的同时提高工作效率。
” 如何挑选效率工具？“
>> 支持自动化
自行设定自己的默认选择，可以减少自己决策的次数，让自己的精力更加专注于其他任务，对于有规律的任务，可以通过工具提供的自动化功能自动解决。
支持自动化有以下两个好处：
1、自动化的条件下，可以自己设定好自动化流程，到期自动执行，避免出错。
2、当设定好自动化后，这件事情就可以离开你的脑海了，集中精力做其他的事情，减少了自己的心智负担。
IFTTT，Zapier上都有可以支持自动化流程的工具。
>> 开放、易集成
一般而言，由于工具的复杂度提高后，上手的难度会变大，因此工具一般只会专注解决一类问题。但一个效率工具并不能解决所有问题。因此，可以支持第三方，跟其他工具组合去解决问题，显得尤为重要。
>> 社区活跃
良好的社区一方面可以让产品更接近用户的需求，另一方面，也可以提供多种多样的解决方案。
Figma 在社区方面就做得比较好：一方面，大家在社区内对产品本身进行反馈，另一方面，大家也贡献了很多模板和插件，满足用户多种多样的需求。
写在最后
工作效率的提升需要内外联合。脑科学和使用效率工具的联合“开发”能让我们减少很多不必要的浪费而专注在真正有价值的事情上。
LigaAI 新一代智能研发协作平台 从为开发者服务的角度出发，秉持“专注灵感、回归价值、享受成果”的团队信念，为前进路上的开发者保驾护航。
本文参考文献：
[1]《效率脑科学》 戴维·罗克
[2]《稀缺》塞德希尔·穆来纳森